Son las doce de la mañana y echas un vistazo a tu móvil. 57 notificaciones de correo electrónico. Esta situación es cada vez más habitual en nuestras vidas, sin embargo, no lo demos todo por perdido. Existen formas de controlar este flujo inagotable de correos.
- Bandeja de entrada a cero
Este método se conoce en productividad como "Inbox Zero". Se trata de dejar vacía tu bandeja de entrada. Cuando lo haces la sensación de tranquilidad y paz experimentada es inenarrable. Existe una base científica que lo explica. Cuando mezclamos nuestros nuevos correos con los pendientes de contestar, los irrelevantes o los personales, nuestro cerebro genera una barrera emocional. Pone a todos en el mismo saco haciendo que visitar la bandeja de entrada sea una aventura. La misión es simple: siempre que entres a leer correos nuevos, hay que procesarlos y dejar vacía la bandeja de entrada. En los siguientes puntos te explicamos cómo hacerlo. - Archiva todos los correos juntos y borra el resto sin piedad
No generes complicadas estructuras de carpetas para ir archivando los correos leídos. Ahorrarás trabajo y esfuerzo archivándolos todos juntos. El gestor de correo que utilizas tienen un buscador casi mágico. Tómate tu tiempo para aprender a utilizarlo. Verás cómo a partir de ese momento siempre encontrarás lo que buscas. Además, borra los correos que no te sirvan. Los tendrás algún tiempo en la papelera por si te arrepientes, pero a la larga te quitarás una distracción a la hora de buscar lo verdaderamente importante. - Créate una segunda bandeja de entrada
Todos los programas y servicios que utilizas tienen reglas o filtros. Con ellas puedes hacer que los correos nuevos se borren, se archiven o se muevan automáticamente a otras carpetas, consiguiendo que en tu bandeja de entrada sólo aparezcan los importantes. Crea una carpeta titulada "otros". Tómate un tiempo para ajustar las reglas y decidir qué quieres desviar a esa segunda bandeja de entrada. Por ejemplo: promociones, Facebook, publicidad, suscripciones… No hay que hacerlo de una vez. Durante las próximas semanas, según te lleguen, crea nuevas reglas. De esta forma el número de entradas importantes se reducirá drásticamente y podrás gestionar con mayor tranquilidad los asuntos importantes. - No estés todo el día mirando el correo
¿Eres de los que estás en la oficina y en cuanto te entra un correo nuevo lo miras? No lo hagas. Ésta es la mejor forma de echar por tierra tu productividad. Cuando estás concentrado trabajando deja que las ideas fluyan. No las interrumpas constantemente. Márcate un horario para consultar el correo. La mejor opción, aunque dependerá mucho de cada uno, es: a primera hora, a media mañana, antes de empezar por la tarde y 1 hora antes de marcharte del trabajo. Busca tu mejor horario e intenta seguirlo disciplinadamente. - Contesta a los correos pero no los envíes hasta el final
Un error muy común es enviar los correos nada más contestarlos. Redacta las respuestas pero mándalas juntas justo antes de cerrar tu aplicación. Hay gente que te respondería inmediatamente y el proceso se podría convertir en una conversación. Debes educar a los demás en el uso responsable del correo electrónico. No lo uses para conversar y si tu remitente quiere hacerlo, tendrá que esperar hasta tu próximo turno.